PRIVACY

In dit privacybeleid informeert Vocaal Ensemble Magnificat u over de wijze waarop de vereniging persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze worden verwerkt, wat uw rechten zijn en andere informatie die te maken heeft met hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Het gaat hierbij om persoonsgegevens van alle relaties van Magnificat, verkregen via verschillende aanmeldingsprocessen als lid, vriend, donateur, geïnteresseerde of nieuwsbriefontvanger.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een natuurlijke persoon zeggen. Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, geboortedatum, foto’s en dergelijke. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een natuurlijke persoon herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens.

Vocaal Ensemble Magnificat hecht zeer aan het op een juiste en zorgvuldige wijze verzamelen en verwerken van persoonsgegevens van leden, vrienden, donateurs, musici, nieuwsbriefontvangers en overige geïnteresseerden. We verwerken de persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wetgeving ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De vereniging Vocaal Ensemble Magnificat is verantwoordelijke in de zin van de AVG.

Gegevens die we verzamelen en hoe we die gebruiken

Vocaal Ensemble Magnificat verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen, of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld leden, vrienden, donateurs, musici, nieuwsbriefontvangers, (vrijwillige) medewerkers en andere geïnteresseerden. Vocaal Ensemble Magnificat verzamelt alleen persoonsgegevens uit uw eigen aanmelding/registratie.

De categorieën persoonsgegevens die Vocaal Ensemble Magnificat verwerkt zijn:
– persoonlijke gegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
– financiële gegevens (zoals IBAN, betaalgegevens)
– lidmaatschapgegevens (functie binnen de vereniging)

De verwerking van persoonsgegevens door Vocaal Ensemble Magnificat vindt alleen plaats op basis van de in dit beleid omschreven doeleinden. Deze doeleinden zijn: het beheren van de ledenadministratie en de financiële administratie, het ontvangen van donaties, statistische overzichten (geanonimiseerd), het voeren van campagnes en acties voor leden- en fondsenwerving en gericht informeren over verschillende activiteiten van de vereniging.

Leden

Vocaal Ensemble Magnificat verwerkt uw naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, financiële gegevens, geboortedatum en eventuele functie binnen de vereniging voor:
het aangaan van een lidmaatschap en de daarbij behorende rechten en plichten
– het beheren van de ledenadministratie
– het beheren van de financiële administratie
– het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen
– statistische overzichten (geanonimiseerd)
– de vermelding en bekendmaking van uitvoerenden van concerten (bijvoorbeeld in een programmaboek)

Donateurs / vrienden / giftgevers

Vocaal Ensemble Magnificat verwerkt uw naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en financiële gegevens voor:
het ontvangen van donaties en de daarbij behorende rechten en plichten
– het beheren van de donateurs- en financiële administratie
– het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen

Musici

Vocaal Ensemble Magnificat verwerkt uw naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en financiële gegevens voor:
de uitvoering van een overeenkomst
het beheren van de financiële administratie
– het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen
– de vermelding en bekendmaking van uitvoerenden van concerten (bijvoorbeeld in een programmaboek)

Nieuwsbriefontvangers

Vocaal Ensemble Magnificat verwerkt uw naam en e-mailadres voor het verzenden van mailings waarvoor u zich hebt aangemeld.

Overige geïnteresseerden

Bij informatieaanvragen of aanmeldingen voor bijeenkomsten verwerkt Vocaal Ensemble Magnificat alleen persoonsgegevens die door dat doel noodzakelijk zijn. Het gaat hierbij mogelijk om uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres voor:
– het verzenden van de door u aangevraagde informatie
– het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen

Bij het aanleveren van alle hierboven beschreven persoonsgegevens wordt toestemming gevraagd voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Aan de leden van de vereniging en meewerkende musici wordt tevens toestemming gevraagd voor het verwerken en delen van beelddragers (foto’s en video’s) die worden gemaakt bij uitvoeringen en bijeenkomsten.

Bewaartermijn

Vocaal Ensemble Magnificat bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. In het geval van opzegging van het lidmaatschap van de vereniging worden de persoonsgegevens binnen één jaar verwijderd. Na afmelding van een vriend, donateur, nieuwsbriefontvanger of geïnteresseerde worden de persoonsgegevens meteen verwijderd.

Beveiliging, vertrouwelijkheid en externe partijen

Vocaal Ensemble Magnificat is zich ervan bewust dat persoonsgegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan. Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard. Bij elk proces van verwerking van persoonsgegevens komt menselijk handelen te pas. Vocaal Ensemble Magnificat neemt geen besluiten op basis van automatisch verwerkte gegevens door profilering of enige andere manier van geautomatiseerde besluitvorming.

Wij delen persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten de vereniging. Wel worden persoonlijke gegevens van leden (naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) gedeeld met de overige leden van de vereniging.

Binnen Vocaal Ensemble Magnificat worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt door het bestuur. Er is geen Functionaris Gegevensbescherming omdat alleen algemene gegevens worden verwerkt. De secretaris van het bestuur is belast met de ledenadministratie en kan de persoonsgegevens inzien en wijzigen. Digitale gegevens worden beschermd door een adequate virusscanner en opgeslagen op een externe harde schijf. Fysieke gegevens staan in het archief van de secretaris.

Ook andere bestuursleden kunnen persoonsgegevens inzien als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun takenpakket. Alle bestuursleden zijn geïnformeerd over een zorgvuldige wijze van omgaan met persoonsgegevens.

Rechten & waarborgen

U kunt op elk moment een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens doen, of u kunt zich verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Een dergelijk verzoek aan het bestuur wordt gericht aan de secretaris van het bestuur. Het verzoek wordt via elektronische middelen ingediend (e-mail). De informatie wordt eveneens via elektronische middelen verstrekt.

U heeft het recht om toestemming in te trekken (recht van verzet) waarmee u bezwaar kunt maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens als het gaat om commerciële doeleinden of bij bijzondere persoonlijke omstandigheden. Wanneer u aangeeft niet langer (via een bepaald medium) te willen worden benaderd, zal Vocaal Ensemble Magnificat u daarvoor afmelden en u persoonsgegevens niet langer gebruiken voor dat doeleinde.

Houd er rekening mee dat Vocaal Ensemble Magnificat in sommige gevallen om aanvullende informatie kan vragen om uw identiteit vast te stellen. Houd er tevens rekening mee dat Vocaal Ensemble Magnificat niet alle persoonsgegevens van leden, vrienden, donateurs en andere giftgevers mag verwijderen in verband met wettelijke verplichtingen.

Datalekken

Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, of daartoe een gerechtvaardigd vermoeden bestaat, wordt dit zonder onredelijke vertraging gemeld bij het bestuur. De inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt door het bestuur aan de betrokken persoon medegedeeld.

Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden meldt het bestuur deze zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat hij er kennis van heeft genomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Indien de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens niet binnen 72 uur plaatsvindt, gaat zij vergezeld met een motivering voor de vertraging.